Aumentar agilidade é dever de todo gestor que está empenhado em melhorar a eficiência da empresa. Otimizar a gestão de documentos ajuda a acelerar o andamento das atividades que dependem de certidões e outros tipos de papéis.
Para facilitar a rotina de quem está envolvido em operações que demandam um número considerável de documentos, listamos algumas dicas que vão tornar o dia a dia mais fácil e organizado. Confira!
1. Separe os documentos por categorias e cores ou siglas
Quando trabalhamos com um volume considerável de arquivos e documentos, precisamos adotar a melhor forma de encontrar informações no menor tempo possível. Para auxiliar essa tarefa, trabalhar com cores é uma boa ideia, assim como números e siglas de fácil entendimento.
Vamos imaginar, por exemplo, que sua empresa tenha um sistema para catalogar vários tipos de papéis utilizados no dia a dia. Se há uma interação maior do seu departamento com o financeiro, os documentos precisam ser encaminhados a esse setor de maneira organizada e com alguma marcação ou identificação.
2. Faça um sistema de triagem com categorias inteligentes
Para fazer a gestão de documentos, criar um sistema de triagem com categorias que serão ligadas às ações que precisam ser feitas pode ser uma ótima saída. Escolha termos bem objetivos como: analisar, enviar, arquivar, devolver, conferir, cobrar. Quanto mais direta a ação indicada, melhor será a categorização desses documentos.
Esse tipo de iniciativa ajudará qualquer outra pessoa envolvida no manuseio dos arquivos e quem mais puder passar pela operação. Vale lembrar que isso pode ser aplicado tanto no meio físico quanto no digital.
3. Organize contas em níveis de arquivamento
No caso das contas, também é possível realizar a separação em três níveis de arquivamento.
O primeiro está relacionado ao recebimento e à triagem. Quando um compromisso chega à empresa, ele vai para uma área onde será posteriormente analisado e conferido. Essa triagem não pode demorar muito, evitando multas, juros e a paralisação de processos.
O segundo é o arquivamento das contas em uma pasta, separando tudo mês a mês. Assim, fica fácil de encontrar o que e quando foi pago. Nesse caso, é importante manter a atenção voltada para a guarda dos papéis segundo a data de pagamento. Como o regime de caixa e de competência são diferentes, o melhor é definir uma maneira de organizar tudo.
O último é o arquivamento das contas em uma pasta para futuro descarte. Esse tipo de arquivo morto precisa ter indicada, claramente, a data de expiração para que nada seja jogado fora antes do prazo.
4. Use a tecnologia ao seu favor
A tecnologia é uma grande aliada de quem está em busca de um bom gerenciamento de documentos. Com sistemas específicos para esse tipo de propósito, o armazenamento, a disponibilização e a transferência de documentos podem ser executados com eficiência.
Empresas que automatizam os processos conseguem agilidade e, consequentemente, a diminuição de prazos nas operações.
Também é interessante considerar a digitalização de documentos. Essa é uma solução que vem ganhando cada vez mais popularidade no mundo corporativo.
5. Exercite a disciplina e mantenha a organização
Todas essas dicas são bastante práticas e podem ajudar a sua empresa a conseguir um nível de eficiência mais alto. Entretanto, tudo depende muito da constante disciplina!
Separando cada tipo de papel ou arquivo digital em seus devidos locais, não misturando documentos e cuidando para que o fluxo não fique estacionado, os resultados irão aparecer e os gargalos, diminuir.
6. Mantenha backups atualizados
Lembre-se da importância de fazer backups regulares. Se a sua empresa não tem um sistema automático para a realização de backups, é bom que você adote uma política de fazê-los regularmente. Assim, é possível evitar, em casos de imprevistos, que o trabalho seja perdido.
Quanto aos documentos impressos, avalie o que faz sentido ser digitalizado e o que pode ser tratado somente por meio físico.
Você já adota alguma dessas dicas ou conhece outras? Conte para a gente nos comentários!
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